Table des matières:
À l'ère du texto et des messages instantanés en ligne, l'art de la communication téléphonique semble parfois passer inaperçu. La communication téléphonique peut être occasionnelle, entre amis, ou une partie plus formelle de l'entreprise. La communication téléphonique efficace commence avant même que vous preniez le téléphone. Penser à quel message vous avez besoin ou que vous voulez transmettre, comment vous proposez de transmettre vos informations et comment bien écouter font tous partie d'une communication téléphonique efficace.
Vidéo du jour
Trouvez du calme
Communiquer par téléphone est beaucoup plus efficace lorsque les deux parties peuvent s'entendre clairement sans bruit de fond. Prévoyez de faire votre appel, que ce soit pour travailler ou simplement pour rencontrer un vieil ami, à un moment où vous n'êtes pas obligé de vous occuper d'autres affaires. Si vous prenez un appel entrant, essayez de trouver un endroit tranquille dans votre maison où votre interlocuteur ne sera pas en concurrence avec le reste de votre famille. Les bruits sourds, tels que la télévision, la circulation routière et les enfants dans le besoin, peuvent interférer à la fois avec vos capacités d'écoute et de communication, rendant plus difficile la conduite de votre appel téléphonique.
Choisissez vos mots
Votre langue joue un grand rôle dans le développement de compétences efficaces en communication téléphonique. Être poli est toujours attendu lorsque vous parlez au téléphone, mais penser à vos mots avant de passer votre appel peut vous aider à exprimer clairement votre point de vue et donner une bonne impression à la personne à l'autre bout du fil. Rédaction d'un script des principaux points que vous voulez couvrir, en plus des noms des personnes dont vous avez besoin de parler, pourrait vous aider à vous maintenir sur la bonne voie, selon le ministère du Travail de l'État de l'Idaho. Essayez d'utiliser un langage neutre pour adoucir les réponses négatives, afin que la personne à qui vous parlez continue à écouter. La Division des technologies de l'information de l'État de la Caroline du Sud offre des expressions telles que «Je suggère» ou «Je recommande» plutôt que «Vous devriez» ou «Vous devez». Souvent, quand un appelant n'entend pas ce qu'il veut ou s'attend à entendre sur la ligne, il cesse d'écouter, et votre communication s'est effectivement arrêtée.
Habillez la pièce
Il se peut que vous vous trouviez mieux au téléphone lorsque vous vous asseyez bien droit, que vous portez des vêtements appropriés à la tâche à accomplir et que vous vous comportez de manière professionnelle. Parler tout en s'étendant sur le canapé peut étouffer votre voix et rendre l'audition difficile pour la personne à qui vous parlez. Si vous utilisez le téléphone à des fins professionnelles, s'entraîner à répondre aux questions en utilisant un partenaire ou un magnétophone, pour obtenir des commentaires sur le ton de votre voix, ainsi que sur votre volume de conversation.
Écoute entièrement
La communication signifie écouter, ainsi que parler. Écoutez attentivement sans couper votre correspondant téléphonique. Reconnaissez un commentaire de temps en temps, de sorte que votre interlocuteur sache que vous écoutez, et que vous ne l'avez pas simplement désaccordé. Mais ne commentez pas si souvent qu'il semble que vous ne faites qu'interposer les mêmes phrases - "Je vois", "juste", "OK" sont quelques exemples - sans vraiment écouter. Avoir un bloc-notes et un stylo prêts, afin que vous puissiez écrire toute information pertinente, et la répéter à l'autre personne si l'un de vous a besoin de clarification.
