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Les parents activement impliqués sont la clé de la réussite des programmes de pastorale des jeunes. Les tenir informés des événements et des développements est essentiel pour assurer leur soutien et leur implication. En tant que leader d'un groupe de jeunes ou pasteur de jeunesse, c'est à vous de donner un ton accueillant et informatif dans votre communication avec eux, que ce soit par écrit ou en personne. Lorsque le besoin se fait sentir de tenir une réunion des parents, rédigez une lettre amicale et concise pour informer les parents au sujet de la réunion - et incluez un ordre du jour pour leur permettre de se préparer à la réunion.
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Étape 1
Fixez une date et une heure pour la réunion des parents du groupe de jeunes et fixez un lieu approprié pour la réunion. Mettez les informations de la réunion sur le calendrier de l'église et dans le bulletin ou le bulletin hebdomadaire pour le publier largement. Si vous voulez que des personnes spécifiques au-delà des parents assistent à la réunion, comme votre pasteur, invitez-les bien à l'avance pour vous assurer qu'ils pourront participer.
Étape 2
Préparez une courte lettre amicale aux parents pour les inviter à la réunion. Si vous connaissez personnellement tous les parents, vous pouvez utiliser une salutation informelle comme "Cher John et Sue" pour ouvrir votre lettre. Sinon, utilisez un message d'accueil tel que «Chers parents de groupes de jeunes» ou «Cher monsieur et madame Smith».
Étape 3
Utilisez le paragraphe d'introduction pour inviter les parents à la réunion, en indiquant la date, l'heure et le lieu de l'événement. Notez que vous incluez un agenda de réunion séparé inclus avec la lettre. Ensuite, décrivez le but et les objectifs de la réunion proposée. Ne pas énumérer tous les éléments que vous avez l'intention de couvrir, mais mettez en évidence les questions les plus importantes pour que les parents comprennent l'importance de la réunion et sachent à quoi s'attendre. Ajouter plus de paragraphes si nécessaire pour fournir des informations de base pertinentes sur les questions que vous avez l'intention de discuter lors de la réunion.
Étape 4
Fermez votre lettre en demandant aux parents de vous informer s'ils peuvent ou non y assister, en fournissant vos coordonnées afin qu'ils puissent vous joindre par téléphone ou par courriel. Soulignez l'importance de la participation des parents dans un programme de ministère de la jeunesse réussi et terminez en disant que vous avez hâte de les voir à la réunion, d'entendre leurs commentaires sur les problèmes et d'apprendre à mieux les connaître. Utilisez une fermeture traditionnelle telle que «Sincèrement» ou «Respectueusement», suivie de quatre lignes vierges et de votre nom imprimé. Signez votre nom dans les espaces vides, au-dessus du nom imprimé. Le cas échéant, vous pouvez utiliser une fermeture telle que «Vôtre en Christ» ou «En Son nom».
Étape 5
Créez un agenda pour votre réunion avec les parents des membres du groupe de jeunes. Énumérer les éléments de l'ordre du jour dans l'ordre de priorité, pour vous assurer d'abord d'aborder les problèmes les plus importants.Pour s'assurer que la réunion reste sur la bonne voie, attribuez des heures approximatives pour la discussion à chaque point de l'ordre du jour. Par exemple, vous pourriez noter dans votre ordre du jour, Présentation des agents du groupe de jeunes (5 minutes), Aperçu des prochains groupes de jeunes (15 minutes) et Discussion des coûts et collecte de fonds pour le voyage de mission (15 minutes).
Étape 6
Relisez votre lettre et l'ordre du jour de la réunion. Obtenez une liste à jour des membres du groupe de jeunes et de leurs parents. Assurez-vous d'envoyer à chaque parent une copie de votre lettre et de l'ordre du jour. Envoyez la lettre par courrier postal pour vous assurer qu'elle est transmise directement à vos destinataires. Envoyez la lettre au moins deux semaines complètes avant la réunion - et envoyez un rappel par courriel d'une à deux lignes quelques jours avant la date de la réunion.
