Comment calculer les heures travaillées pour les employés

Tous les gouvernements des États et le gouvernement fédéral exigent que les entreprises tiennent des registres précis concernant le nombre d'heures travaillées par les employés pour les calculs de salaires. Par conséquent, il est essentiel que les dossiers que vous conservez pour votre entreprise soient corrects. Bien que vous puissiez dépenser de l'argent sur un système de carte de temps coûteux, ce n'est pas nécessaire. Il est tout à fait possible de calculer vos heures avec un simple tableur sur un ordinateur ou une feuille de papier.

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Étape 1

Déterminez quels jours comprendront votre semaine de travail. Certaines entreprises utiliseront une semaine de travail du dimanche au samedi. Vous pouvez également utiliser un lundi le dimanche. Regardez vos niveaux d'affaires et déterminez ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise.

Étape 2

Décidez des règles de votre système de chronométrage. Tout d'abord, vous devez déterminer comment vous allez gérer les heures partielles. Par exemple, vous pouvez décider que toutes les heures doivent être divisées en quatre parties, ce qui signifie qu'une personne qui travaille 15 minutes après l'heure fonctionnerait. 25 heures. Ensuite, vous devez décider comment calculer en temps de poinçon exact. Par exemple, vous pouvez décider qu'une personne qui se connecte à 11 h 06 sera marquée comme commençant à 11 h 00, mais qu'une personne qui cliquera à 11 h 07 sera marquée comme commençant à 11 h 15.

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Étape 3

Notez ou saisissez dans une feuille de calcul l'heure à laquelle les employés entrent et sortent pour leur quart de travail et leur pause déjeuner. Assurez-vous que l'employé prend sa pause déjeuner selon les directives de votre état.

Étape 4

Arrondissez tout le temps en fonction de votre chronométrage. Inscrivez les heures arrondies dans la feuille de temps de l'employé.

Étape 5

Calculez les heures travaillées par chaque employé de son horloge initiale à la pause-repas. Par exemple, si un employé passe à 9 h 15 a. m. et va déjeuner à 2 p. m., leur première période de travail pour ce jour est de 4 heures et quart (de 9 h 15 à 1 h 15, 4 heures et les 45 minutes à 2 heures, 75 heures de plus).

Étape 6

Répétez l'étape 5 pour la deuxième période de la journée, en calculant les heures entre le moment où l'employé revient de l'heure du dîner et le moment où il retourne à la maison. En utilisant le même exemple, si un employé revient de sa pause déjeuner à 3 p. m. et laisse à 5: 30 p. m., leur seconde période de travail est de 2 heures et demie (3 heures à 5 heures, deux heures, puis 30 minutes à 5 heures 30, 50 heures).

Étape 7

Ajoutez les numéros des deux périodes ensemble. Dans cet exemple, l'employé aura travaillé 7. 25 heures (4.75 + 2.50 = 7. 25). Additionnez les heures de tous les jours de travail pour obtenir la somme des heures travaillées pour cette semaine.

Choses dont vous aurez besoin

• Stylo et papier ou tableur
• Horloge
• Calculatrice

Conseils

• Assurez-vous que tous les employés signent leurs cartes de pointage pour confirmer leur exactitude.Une fois les cartes de temps signées, conservez-les dans un fichier de paie. Vous les paierez en fonction de ces informations et vous devrez les conserver pour des raisons légales.

Avertissements

• Soyez conscient des employés qui utilisent le système pour obtenir un salaire supplémentaire. Si un employé est continuellement à l'entrée ou à la sortie juste à côté de la limite pour l'arrondi (11: 06 ou 11: 07 par exemple), il sera payé pour le temps qu'il ne travaille pas. Cet argent peut s'additionner.